Das Krisenteam – für den Ernstfall gewappnet

28. Mai 2020

Ein Notfall oder eine Krise kann jede Organisation treffen – wichtig ist, vorbereitet zu sein und einen Plan zur Bewältigung der kritischen Situation zu haben. Hierzu gehört nebst dem Erstellen eines Notfall- und/oder Krisenhandbuchs auch die Definition eines Krisenteams.

Notfälle und Krisen erfordern schnelle und zielgerichtete Entscheidungen. In einer solchen Ausnahmesituation wird das Krisenteam, der Notfall- und/oder Krisenstab einberufen – die Terminologie lässt hier verschiedene Begriffe und Ansätze zu und ist demnach nicht abschliessend, in diesem Artikel findet der Begriff Krisenteam Anwendung. Diese Teams werden speziell zusammengesetzt und sind mit besonderen Kenntnissen ausgestattet. Als Ausnahmesituation wird erachtet, wenn ein Ereignis als gravierend eingestuft wird und die üblichen Prozesse der Situation nicht mehr gerecht werden. Der Einsatz des Krisenteams endet dabei mit der Bewältigung und Bereinigung der Notfall- und/oder Krisensituation. Es handelt sich dabei folglich um eine provisorisch einberufene Leitung. Die einberufenen Personen kehren nach Entspannung der Lage normalerweise wieder in ihre ursprünglichen Rollen im Unternehmen zurück.

Definition der Krisenteammitglieder

Der Eintritt eines kritischen Ereignisses kann den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens stören oder gar den Fortbestand des Unternehmens gefährden und im schlimmsten Fall auch Menschenleben bedrohen. Daher ist es von grosser Wichtigkeit, dass Krisenteammitglieder ihre Verantwortlichkeiten kennen und wissen, was sie bei Eintritt eines Notfalls und/oder einer Krise zu tun haben.

Bei der Zusammensetzung des Krisenteams gilt es, die richtigen Personen zu wählen. Oft sind dies Vertreter aus unterschiedlichsten Bereichen einer Organisation. Doch nicht nur die fachlichen Kompetenzen sind wichtig – auch die Stress-Resilienz der einzelnen Personen sollte beachtet werden.

Potenzielle Mitglieder eines Krisenstabs sind beispielsweise:

• HR-Verantwortliche
• Geschäftsführung
• Sicherheitsbeauftragte
• Betriebssanitäter
• Hauswart/Verantwortliche Gebäudetechnik
• Produktionsleitung
• IT-Verantwortliche
• Zuständige Presse- und Medienarbeit / Kommunikation
• Rechtsabteilung

Die Zusammensetzung des Krisenteams muss je nach Grösse des Unternehmens nicht in jedem Fall identisch sein und kann von der Art des Ereignisses abhängen. Ein Arbeitsunfall mit tödlichem Ausgang erfordert eine andere Zusammensetzung als ein IT-Ausfall oder ein Wasserschaden.

Wichtig ist, dass das Krisenteam als eine Einheit agiert und offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege garantiert sind. Trotzdem sollte ein Krisenteammitglied die Leitung innehaben, um sicherzustellen, dass auch unter hohem Druck Entscheidungen schnell getroffen werden können. (Achtung: Falls dies nicht die Geschäftsführung ist, muss sichergestellt werden, dass dieser provisorische Leiter in einem solchen Fall über die notwendigen Rechte und Entscheidungskompetenzen verfügt). Zudem muss das Krisenteam auf das Szenario möglicher Abwesenheiten von Mitgliedern aufgrund von Urlaub oder Krankheit vorbereitet sein – hierfür können Stellvertreter ernannt werden.

Aufgaben des Krisenteams

Bei der Erstellung eines Krisenteams gilt es, nicht nur verantwortliche Personen zu definieren, sondern auch eine genaue Aufgabenzuteilung vorzunehmen. Informelle, lockere Abmachungen, wer im Falle eines Notfalls oder einer Krise zusammenkommt und handelt, reicht nicht. Die Rollenklarheit gilt dabei in Bezug auf die eigenen Aufgaben, als auch in Bezug auf die der anderen Mitglieder. Wie bei Eintritt eines Ereignisses vorzugehen und wer zu informieren ist, ist im Notfall- und Krisenkonzept der Organisation festzuhalten.

Zu den Aufgaben eines Krisenteams gehören:

• Kontakt zu Blaulichtorganisationen und Behörden
• Beschaffen von Informationen über die aktuelle Lage und Bewertung der Lage. Bereithaltung dieser Informationen für Blaulichtorganisationen.
• Ausführung vorbereiteter Notfallpläne und Veranlassung, Koordination und Überwachung weiterer Massnahmen
  • Bereitstellung von Hilfsmitteln
  • Organisation von Rettungsmassnahmen
  • Hilfskräfte optimal in die Aufgaben einweisen
• Information laut Krisenkommunikationsplan
  • nach innen: Mitarbeitende, vorgesetzte Stellen
  • nach aussen: Öffentlichkeit, Medien
• Dokumentation: Nebst der Verwendung der Dokumentation zur Nachbereitung und dem Ziel zur Verbesserung, kann eine Dokumentation unter Umständen auch für später auftretende Nachweispflichten verwendet werden

Ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Krisenteams fällt die Nachbereitung eines kritischen Ereignisses. Es gilt, das Geschehene auszuwerten, mit dem Ziel, für zukünftige Ereignisse noch besser gewappnet zu sein. Dabei werden nebst dem Ermitteln des Schadensausmasses unter anderem folgende Fragen untersucht:

• Gab es Probleme in der Prozessausführung?
• Wurden die richtigen Entscheidungen getroffen?
• Wurden die richtigen Massnahmen ergriffen?

Krisenteam kann in der App integriert werden

Im Web-Cockpit der Notfall- und Krisenmanagementlösung können Krisenteams erstellt werden. Den jeweiligen Krisenteammitgliedern können dabei Funktionen zugeteilt werden, wie beispielsweise «Sicherheitsbeauftragter» oder «Haustechnik». Über den Button Krisenteam sind die Krisenteammitglieder inklusive ihrer Funktion für App-Benutzer sichtbar und können per Knopfdruck alarmiert werden. Hierfür stehen den Benutzern je nach Konfigurierung verschiedene Kommunikationskanäle wie Sprachanruf, SMS, Push-, E-Mail-Nachricht und Durchsage (Text-to-Speech) zur Verfügung.

Ereigniskommunikation durch Krisenteam

Eine reibungslose Ereigniskommunikation ist im Ernstfall essenziell. e-mergency® ermöglicht Krisenteammitgliedern eine professionelle Ereigniskommunikation – sowohl extern als auch intern. Via App und Webcockpit können sämtliche App-Anwender und spezifische Personengruppen innerhalb kürzester Zeit über Push-, SMS- und E-Mail-Nachrichten sowie Text-to-Speech (Durchsage) informiert werden. Mit der Durchsagefunktion der App erhalten sämtliche Mitarbeitenden einen Sprachanruf mit einer gesprochenen Mitteilung auf ihr Smartphone.  Integrierte Telefonkonferenz und Aufgebotsmodul ermöglichen die effiziente Koordination zwischen Krisenteammitgliedern und Betriebs- oder Evakuationshelfenden. e-mergency® unterstützt somit eine effektive und effiziente Ereignisbewältigung und stellt eine professionelle Ereigniskommunikation sicher.

Übung macht den Meister

Schlussendlich gilt auch für Krisenteammitglieder – Übung macht den Meister. Um im Ereignisfall richtig handeln zu können, müssen die Prozesse und Aufgaben für jede Person klar sein. Regelmässige Schulungen, Trainings und Simulationen eines Ernstfalls – beispielsweise einer Evakuation – helfen, Fehler aufzuzeigen und zu verbessern, bevor der Ernstfall eintritt. Auch hier gilt: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.