Die vier Phasen des Notfallmanagements

19. Juli 2020

Notfallmanagement ist ein zentrales Element für Organisationen und den Schutz derer Resilienz. Es geht darum, im Ereignisfall schnell und gezielt handeln zu können. Dabei lässt sich das Notfallmanagement in vier Phasen gliedern. Wir zeigen euch anhand eines Beispiels die vier Phasen innerhalb des Notfallmanagements auf und erklären die wichtigsten Begriffe.

Vorab ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, was unter einem Notfall genau verstanden wird. Notfälle und Krisen werden oftmals vermischt oder gar als Synonym verwendet – dabei gibt es wesentliche Unterschiede. Grundsätzlich handelt es sich bei einem Notfall um eine unvorhergesehene, kurz andauernde Situation, in der eine drohende Gefährdung für Dinge oder die körperliche Unversehrtheit von Menschen eintritt. Beispiele für Notfälle sind Brände, Unfälle oder ein Amoklauf. Bei einer Krise hingegen handelt es sich um eine längerfristig anhaltende Situation mit teilweise unvorhersehbarem Entwicklungspotential. Eine Krise wird als existenzbedrohende Extremsituation bezeichnet und kann aus einem eskalierten Notfall resultieren. Sie kann über mehrere Wochen oder Monate dauern und eine Gefährdung für die gesamte Institution oder eine Vielzahl an Menschen darstellen, wie dies beispielsweise bei einer Epidemie/Pandemie (COVID-19) der Fall ist. Eine ausführlichere Unterscheidung findest du in unserem Blogbeitrag
«Der Unterschied zwischen Notfall und Krise – einfach erklärt».

Das Ziel des Notfallmanagements besteht darin, eine Organisation mittels gezielten Massnahmen auf das Eintreten von Notfällen vorzubereiten, um das Ausmass und die Dauer eines Ereignisses durch rasches und gezieltes Handeln so gut wie möglich zu reduzieren. Dabei lassen sich im Notfallmanagement grundsätzlich vier Phasen unterscheiden. Diese werden nachfolgend erläutert und anhand einer möglichen Notfallsituation – eines Brandes – konkret dargestellt. In jeder Phase werden die wichtigsten Begriffe aufgenommen und erläutert.

Prävention

Die erste Phase ist die Prävention. Sie umfasst Massnahmen zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit, dass ein Notfall bzw. ein Ereignis auftritt und bezieht sich jeweils auf ein Notfallszenarium. Darunter wird ein definiertes Schadensereignis verstanden, welches für eine vorbereitete und erwartete Notfallsituation steht, wie beispielsweise ein Brand. Präventionsmassnahmen in diesem Fall wären, Kerzen lediglich auf festem Untergrund und entfernt von brennbarem Material aufzustellen.

(Notfall-)Vorsorge

Die definierten Notfallszenarien bieten die Basis für die darauf aufbauende Notfallvorsorge, welche die zweite Phase des Notfallmanagements darstellt. Sie umfasst Vorbereitungen, um die Auswirkungen von Ereignissen zu reduzieren und zu bewältigen. Zudem beinhaltet sie das Definieren, Vorbereiten und Trainieren von Notfallszenarien und Notfallmassnahmen. In dieser Phase wird das Notfallvorsorgekonzept erarbeitet, welches alle bei der Konzeption des Notfallmanagements anfallenden Informationen, die NICHT direkt für die Notfallbewältigung benötigt werden, beinhaltet. So kann im Notfallvorsorgekonzept definiert sein, dass wichtige Daten zusätzlich in einem geographisch entfernten Rechenzentrum abgespeichert sein müssen, um im Falle eines Brandes und einer damit verbundenen möglichen Zerstörung von lokalen Servern einen kompletten Datenverlust zu verhindern. Im Rahmen des Notfallvorsorgekonzepts wird auch das Krisenteam (auch Notfall- oder Krisenstab genannt) definiert, welches aus einer Gruppe von Personen innerhalb einer Organisation besteht und bei Eintritt eines kritischen Ereignisses einberufen wird. Die Krisenteammitglieder, welche oft Vertreter unterschiedlicher Organisationsbereiche darstellen, übernehmen dabei nicht die Führung, sondern agieren typischerweise unter einer alleinverantwortlichen Leitungsperson. Somit wird sichergestellt, dass auch unter hohem Druck Entscheidungen schnell getroffen werden.

Gefahrenabwehr

Die Gefahrenabwehr wird als dritte Phase bezeichnet. In dieser Phase kommt das Notfallhandbuch zum Einsatz, welches sich vom Notfallvorsorgekonzept darin unterscheidet, dass es alle Informationen beinhaltet, die direkt für die Notfallbewältigung benötigt werden und somit alle Notfallpläne inklusive Kommunikations- und Wiederherstellungsplan beinhaltet. In Bezug auf das Szenario Brand gehört beispielsweise auch ein Evakuations- und Lageplan ins Notfallhandbuch. Weitere Bestandteile der Gefahrenabwehr sind die Alarmierung und die Ereigniskommunikation. Während die Alarmierung eine möglichst schnelle Benachrichtigung der verantwortlichen Entscheidungspersonen und Akteure nach Eintritt eines Schadensereignisses umfasst – mit dem Ziel, die Bewältigung des Notfalls einzuleiten –, wird die Ereigniskommunikation vom Krisenteam geleitet und sichert einen gleichen Informations- und Wissensstand bei allen beteiligten Parteien. Die interne als auch externe Kommunikation wird dabei im Kommunikationsplan geregelt. Dieser definiert, WER WANN und WIE WEN über WAS informieren darf. So wird im Falle eines Brandes als erstes die Feuerwehr durch den Brandentdecker alarmiert und danach das Krisenteam benachrichtigt. Dieses wiederum informiert die Mitarbeitenden und die Geschäftsleitung.

Wiederherstellung

Die Massnahmen zur Rekonstruktion des ursprünglichen Zustands – vor Eintritt des Ereignisses – werden der Phase der Wiederherstellung angerechnet, welche gleichzeitig die vierte und letzte Phase des Notfallmanagements darstellt. In Bezug auf ein Brandereignis umfasst die Wiederherstellung unter anderem die Unterstützung von Menschen, welche ein physisches oder psychisches Trauma erlebt haben sowie den Aufbau von Gebäuden, welche durch den Brand Schaden genommen haben. Zudem werden Erkenntnisse aus der Analyse dafür verwendet, um im Bereich Prävention allenfalls weitere Verbesserungen anzustreben und so die Eintrittswahrscheinlichkeit bzw. das Schadenausmass weiter zu reduzieren.

Die Notfall-App e-mergency® bietet somit als Tool eine einfache Möglichkeit, um ein modernes Notfallmanagement zu unterstützen und so einen wesentlichen Beitrag zu einem zielgerichteten und effektiven Business Continuty Management zu leisten. Dies ist für die Resilienz von Organisationen in einem immer stärker vernetzten und dynamischen Umfeld ein erfolgskritischer Faktor.

Verwendete Quellen:

• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2008). BSI-Standard 100-4. Notfallmanagement. Version 1. Bonn: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
• Berude, A., Hotze, D., Mikulsky, T. & Rammrath, M. (2014). Notfall-Handbuch für Unternehmen. Hamburg: Handelskammer Hamburg.
• BCMnet.CH – The BCI Swiss Chapter (2013). Glossar Version 1.1. (o.O.): BCMnet.CH – The BCI Swiss Chapter.
• Kersten, H., Klett, G. (2017). Business Continuity und IT-Notfallmanagement: Grundlagen, Methoden und Konzepte. Wiesbaden: Springer.